Office Manager

Zuidkracht is een jong en dynamisch uitzendbureau gespecialiseerd in Mensenwerk. Wij brengen Mensen en Werk bij elkaar en doen dit met heel veel enthousiasme en toewijding. De Mens en de Vacature staan bij ons centraal. Daarnaast zorgen wij inhoudelijk voor het juiste advies.
Voor onze relatie in Midden Limburg zijn wij op zoek naar een Officemanager. Het betreft een functie die gericht is op de administratieve, financiële en secretariële ondersteuning van afdelingen, functionarissen en directie. De functie kenmerkt zich door een hoge accuratesse en dienstverlening. Daarnaast wordt er ondersteuning geleverd aan collega’s.

Als Officemanager behoren onderstaande taken onder andere tot jouw werkzaamheden:

Je zorgt voor het verlenen van assistentie in de administratieve, financiële, facilitaire en regelende sfeer. Je zorgt er dus voor dat anderen zich bezig kunne houden met hun hoofdtaken.

Administratieve werkzaamheden

  • het verzorgen van het agendabeheer, regelen en voorbereiden van afspraken, vergaderingen e.d.
  • het invoeren van gegevens en/of teksten
  • het kopiëren, distribueren, inbinden, archiveren (digitaal en analoog) e.d. van stukken
  • het ontvangen, registreren, sorteren, verdelen en eventueel beantwoorden van post
  • het bedienen van mail en telefoon, daarbij beoordelen of doorverbinden/afhouden/zelf oplossen van toepassing is
  • het uitwerken / uittypen van memo’s, verslagen, rapporten, brieven e.d. aan de hand van een geschreven concept of geringe mondelinge aanwijzingen
  • het maken en beheren van overzichten bij (acquisitie)projecten
  • het (mede) organiseren van bijeenkomsten
  • het notuleren (en uitwerken) van vergaderingen
  • het ontvangen en begeleiden van gasten
  • het verzorgen van pr-activiteiten
  • het invoeren, verzamelen, controleren, registeren en coderen van gegevens
  • het administreren, interpreteren en bewerken van gegevens (o.a. KM-registraties)
  • het controleren van de uitvoering van de administratieve procedures
  • het vormgeven van administratieve procedures
  • beheren van de website en de nieuwsitems
  • het verwerken van planningen in MS-Project

Facilitaire werkzaamheden

  • het inkopen van kantoorbenodigdheden en beheren van de voorraden
  • het beheren van het archief (digitaal en analoog)
  • het verzorgen van catering en beheren van faciliteiten
  • verhuizingen coördineren
  • telefoonabonnementen beheren
  • schoonmaak contract beheren
  • kopieerapparaat contract beheren
  • koffieautomaat beheren
  • automatisering beheren/vragen stellen/ antwoorden ontvangen
  • server beheren en opschonen
  • server mappenstructuur aanmaken nieuwe projecten conform standaard
  • mailserver mappenstructuur aanmaken nieuwe projecten conform standaard
  • beheren informatiebeheersysteem t.b.v. diverse opdrachtgevers
  • het verwerken, analyseren, toetsen en rapporteren over administraties
  • het verzorgen van al dan niet gestandaardiseerde managementinformatie
  • voorbereiden van het administratieve en financiële beleid

Financieel beheer werkzaamheden (externe opdrachtgevers)

  • Huurincasso
  • Debiteuren bewaking
  • Beheer waarborgsommen en bankgaranties
  • Excasso/crediteuren administratie
  • Financieel rapporteren naar verhuurder
  • Huurafrekeningen
  • Implementatie warmtewet
  • Crediteurenbetaling
  • Servicekostenafrekening
  • Contractvorming huurders
  • Periodieke rapportage
  • Budgetbewaking & prognose
  • Liquiditeitsbeheer & prognose

Bij de functie van Officemanager horen de volgende functie-eisen:

  • HBO werk- en denkniveau;
  • Kennis van MS Office;
  • Kennis van MS Project en Exact Online is een pré;
  • Je bent resultaat- en klantgericht;
  • Je toont initiatieven en bent stressbestendig;
  • Je kunt goed in een team samenwerken.

Wat kun je als Officemanager verwachten?

  • Een boeiende functie in een succesvol bedrijf met ambitie;
  • Een uitzendovereenkomst via Zuidkracht, of rechtstreeks in dienst bij onze relatie behoren beiden tot de mogelijkheden;
  • Het salaris zal later bepaald worden en is afhankelijk van leeftijd en werkervaring.

Herken jij jezelf in bovenstaande profiel? Dan zoeken wij jou!

Wij zien graag je sollicitatie tegemoet. Je kunt je motivatie en Curriculum Vitae voor deze functie sturen naar sollicitatie@zuidkracht.nl. Voor meer informatie kun je telefonisch contact opnemen met via 043-3628308.

Solliciteer op deze vacature

officemanager

Blijf op de hoogte van de nieuwste vacatures

Volg ons op social media

Heb je vragen?

Neem contact met ons op

Heb je vragen of wil je een afspraak maken? Stuur ons een bericht of neem telefonisch contact met ons op.